O conceito de Onboarding não é recente, mas apenas nos últimos anos é que ele passou a ser mais comum no mundo corporativo. Em tradução literal, esse termo apresenta a ideia de “embarcar”, trazendo consigo uma nova perspectiva de que a integração inicial do colaborador em uma empresa é um ponto de atenção estratégico que precisa de um planejamento adequado.
Se antes tínhamos um setor de Recursos Humanos que era apenas operacional e organizações que colocavam o colaborador para exercer sua nova função desde o primeiro dia de trabalho, sem nenhum apoio à aprendizagem, hoje temos uma visão totalmente diferente que subverte esses papéis.
Nesse sentido, a Gestão de Pessoas é hoje um dos pilares da estratégia de uma empresa, e um dos recursos mais valorizados que temos agora é o capital humano, ou seja, as pessoas que fazem o negócio acontecer.
Então, para começar a atender a esse novo modelo estratégico, vêm sendo implementadas novas formas de lidar com as pessoas em todos os momentos da jornada do colaborador. Um de seus pontos é justamente o momento pós-contratação, quando o indivíduo começa a fazer parte da equipe e tem o seu primeiro contato com a função para que foi designado.
Essa integração do profissional à empresa passou a ser guiada muitas vezes pelo que chamamos de onboarding corporativo. Esse é o momento de apresentar a ele o ambiente, o time, os valores da organização e, claro, causar uma boa primeira impressão.
E, para atingir esse objetivo, o onboarding precisa ser entendido como um processo verdadeiramente estratégico, para além de uma simples integração de novos colaboradores.Com toda essa importância, você vai ver neste artigo como você pode tornar o seu processo de onboarding mais assertivo e promover todos os seus benefícios em sua organização.
O que é onboarding em uma empresa?
O onboarding é muito mais do que apenas uma etapa de boas-vindas. É o processo de integração de novos membros à equipe, visando garantir que eles se familiarizem com a cultura, os procedimentos e as expectativas da empresa desde o início. Envolve uma série de ações cuidadosamente planejadas para que os colaboradores se sintam acolhidos, engajados e produtivos desde o primeiro dia.
Durante o onboarding, os novos funcionários são apresentados à missão, visão, valores e metas da empresa, além de entenderem como ela opera e quais comportamentos são valorizados. Esse processo inclui atividades como sessões de integração cultural, compartilhamento de histórias inspiradoras sobre a empresa e apresentações de líderes que exemplificam a cultura corporativa.
O onboarding não se limita a uma única etapa, mas se estende ao longo do tempo, abrangendo orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento. É crucial iniciar esse processo logo após a contratação, quando o novo colaborador está mais motivado e aberto para absorver informações. No entanto, o apoio e a orientação devem continuar até que ele se sinta totalmente confortável em sua função.
Durante todo o processo de onboarding, é essencial envolver as pessoas certas para apoiar os novos funcionários, incluindo líderes de equipe, colegas de trabalho e profissionais de recursos humanos. Essa abordagem colaborativa ajuda a garantir uma transição suave e eficaz para os novos membros da equipe.
Quais são os 4 pilares de um onboarding de qualidade?
A professora americana Talya Bauer definiu quatro pilares do onboarding de qualidade, os quais ela chamou de “4 Cs”. Eles são direcionamentos que facilitam a estruturação do processo abrangendo todos os seus pontos importantes:
- Conformidade: Apresentar as regras e regulamentos da organização.
- Clarificação: Esclarecer ao colaborador suas atividades de trabalho e o que se espera dele na função.
- Cultura: Englobar o profissional nas práticas formais e informais da organização.
- Conexões: Apresentar e promover as relações interpessoais que fazem parte do cotidiano daquele novo colaborador.
Benefícios do onboarding
Embora seja uma tendência, o onboarding ainda não é praticado por muitas organizações. Isso acontece, geralmente, por uma falta de conhecimento dos benefícios que ele pode promover.
E quais são esses benefícios? Primeiro, temos uma clara redução de barreiras entre o profissional recém-chegado e o seu contratante. Isso abre diversas portas comunicativas que permitem um alinhamento mais preciso de objetivos.
Da mesma forma, a comunicação entre pares e com os gestores também se torna mais fácil quando há um acolhimento inicial, principalmente porque a criação de conexões é um dos pilares desse processo.
Outra vantagem de um programa de onboarding bem estabelecido é o um crescimento de até 70% da produtividade, tanto pela formação de conexões mais efetiva quanto pelo maior engajamento do novo colaborador!
E, falando em engajamento, esse é outro dos benefícios que o onboarding pode trazer, já que ele é responsável por inserir o profissional como parte importante das atividades da organização.
Vendo-se como elemento indispensável do processo, o colaborador passa também a compartilhar dos mesmos objetivos do time. Isso inclusive é uma forma de aumentar a motivação para o trabalho.
E todos esses benefícios levam a um fortalecimento da cultura organizacional e dos seus propósitos, já que todas as pessoas envolvidas estão alinhadas em metas e comportamentos, que foram previamente apresentados e absorvidos durante o onboarding. Ao compreender a cultura desde o início, os novos colaboradores podem se alinhar aos valores da empresa e tomar decisões mais coerentes com sua identidade organizacional.
Essa unidade tem como consequência uma redução considerável da rotatividade, a partir de uma retenção dos melhores talentos, que passam a querer permanecer numa organização que os acolhe tão bem e os valoriza como parte relevante da equipe.
Como fazer o onboarding de novos funcionários?
O planejamento de um onboarding pode ser feito da maneira como o RH entender mais relevante para sua organização, mas sugerimos que ele seja dividido em 5 etapas, para que seja pensado a partir de um raciocínio estratégico.
- Preboarding: Corresponde ao primeiro contato do colaborador com a empresa entre a contratação e o início de suas atividades de fato. É o momento de começar a criar uma conexão. Por isso, além de solicitar formulários e documentos, você pode enviar um kit de boas vindas e propor dinâmicas, como apresentação nos canais de comunicação da equipe.
- Onboarding inicial/boas vindas: Resume-se aos primeiros dias ou à primeira semana de atuação do colaborador. Aqui, o RH e o líder devem reservar um tempo para apresentar o espaço, a cultura e as regras da organização.
- Treinamento específico do time: Após a apresentação inicial, é o momento de introduzir o novo membro à equipe e começar a treiná-lo para sua função. É importante que haja um acompanhamento de perto, pois esse é o ponto em que o profissional começa a fazer suas primeiras contribuições. Sem o apoio necessário, ele pode se sentir desmotivado desde o princípio.
- Mentoria e aclimatação: Com um certo tempo de atuação, chega a hora em que o colaborador começa a contribuir com o time de forma independente. Então, para melhorar essa evolução, é interessante que ele seja acompanhado por um mentor, que não necessariamente irá supervisionar suas atividades, mas estará disponível para o esclarecimento de qualquer dúvida que possa surgir nesse caminho.
- Desenvolvimento: Finalmente, o colaborador passa a realmente interferir nos indicadores do negócio a partir da sua performance, que precisa ser suficiente para validar seu período de experiência. Por isso, a última etapa do onboarding consiste em construir um plano de desenvolvimento profissional, para que ele contribua de forma positiva com os resultados e garanta também o seu crescimento pessoal.
Nessa etapa, é ideal que o departamento de Recursos Humanos e o gestor responsável pela equipe dessa nova contratação colaborem para compartilhar todas as informações relevantes sobre aquele time, incluindo seus desafios, características específicas, metas e projetos.
Dicas para melhorar ainda mais seu onboarding!
Como você pode perceber, o onboarding é altamente personalizável, porém, requer uma abordagem estratégica para impulsionar os resultados organizacionais desde o momento da contratação. A aplicação da integração visa garantir que o novo colaborador possa se sentir acolhido e preparado para alcançar resultados positivos.
Então, além de seguir os pilares e os passos listados acima, você também pode prezar por algumas práticas que fazem com que esse momento inicial seja uma experiência de grande aproveitamento para o profissional e a organização.
Lembre-se sempre de valorizar seu público-alvo, demonstrando cuidado e mantendo uma comunicação aberta e fluida. E, falando em comunicação, procure também explorar diferentes formatos de transmissão de informações. A partir disso, utilize essa comunicação também para esclarecer os objetivos do negócio e alinhar expectativas de ambos os lados.
Uma outra dica interessante é implementar a gamificação no seu onboarding, que pode aumentar muito o engajamento dos novos membros e criar uma visão de organização moderna, que preza por ações dinâmicas.
Agora, falando no que deve ser evitado, tente não sobrecarregar o novo colaborador com uma quantidade muito grande de informações. Vá aumentando a complexidade aos poucos, à medida que ele vai se adaptando ao novo ambiente.
E, por último, mas não menos importante, sempre peça feedbacks das pessoas que fazem parte desse processo. Assim, você será capaz de melhorar cada vez mais a forma como planeja o seu onboarding, entendendo o que funciona na prática e o que não faz sentido para esse momento.
É fundamental manter diálogos nas primeiras semanas e, posteriormente, em intervalos mensais. Se essas conversas estiverem alinhadas às avaliações de desempenho, é importante dedicar tempo para discutir a contribuição do funcionário, bem como esclarecer dúvidas sobre processos, colegas, cultura da empresa, metas e outros assuntos pertinentes.
O que é o onboarding online?
Com o aumento do trabalho remoto e das equipes distribuídas geograficamente, o onboarding online se tornou uma estratégia fundamental para integrar novos funcionários à empresa. Mas o que exatamente é onboarding online?
Onboarding online é o processo de integração de novos colaboradores realizado totalmente de forma remota, utilizando ferramentas e tecnologias digitais. É a versão virtual do processo tradicional de onboarding, que normalmente envolve a presença física do novo funcionário na empresa.
Como fazer um onboarding online?
Integrar novos colaboradores remotamente exige planejamento e criatividade. Veja como estruturar um onboarding online eficiente e engajador:
1. Planejamento e Preparação
- Defina o cronograma e as etapas: Estabeleça a duração do onboarding, dividindo-o em etapas semanais ou quinzenais com objetivos claros para cada uma.
- Escolha as ferramentas certas: Utilize uma plataforma LMS para armazenar o conteúdo, videoconferência para reuniões virtuais, e softwares de colaboração para o trabalho em equipe.
- Prepare o ambiente de trabalho online: Configure o acesso do novo colaborador aos sistemas e softwares utilizados pela empresa. Forneça instruções e manuais de uso.
- Prepare o material de boas-vindas: Crie um kit digital de boas-vindas que inclua a história da empresa, a cultura organizacional, o organograma e informações básicas sobre benefícios e políticas da empresa.
2. Conteúdo online engajador
- Varie os formatos: Combine vídeos explicativos, apresentações dinâmicas, módulos de e-learning e documentos complementares para manter o interesse do novo colaborador.
- Microlearning: Divida o conteúdo em módulos curtos e fáceis de serem assimilados.
- Gamificação: Utilize elementos de jogos, como quizzes e desafios, para tornar o aprendizado mais divertido e interativo.
- Conteúdos personalizados: Considere incluir módulos específicos para a função do novo colaborador.
3. Integração e Conexão Humana
- Reuniões virtuais: Agende reuniões individuais e em grupo com o gestor, colegas de equipe e especialistas da empresa para boas-vindas, esclarecimento de dúvidas e networking.
- Canais de comunicação abertos: Utilize chats, fóruns online e e-mails para incentivar a comunicação e o engajamento com o novo colaborador.
- Designe um mentor/padrinho: Atribua um colaborador experiente para acompanhar e auxiliar o novato na adaptação à empresa e à função.
- Atividades de integração: Organize atividades online para promover a interação entre o novo colaborador e a equipe, como cafés virtuais, jogos online ou sessões de perguntas e respostas.
4. Feedback e Acompanhamento
- Feedback contínuo: Solicite feedback do novo colaborador sobre o processo de onboarding e forneça feedback construtivo sobre o desempenho dele.
- Avaliações online: Utilize quizzes e testes para avaliar a compreensão do conteúdo do onboarding.
- Acompanhamento regular: Agende reuniões de check-in para acompanhar o progresso do novo colaborador e identificar necessidades de suporte adicionais.
4 exemplos de onboarding
Para inspirar sua própria estratégia de onboarding, aqui estão quatro exemplos de práticas comuns adotadas por empresas de sucesso:
- Welcome Kits Personalizados: Algumas empresas preparam kits de boas-vindas personalizados para novos colaboradores, incluindo itens como camisetas da empresa, materiais de escritório personalizados, uma mensagem de boas-vindas do CEO e talvez até mesmo alguns brindes úteis.
- Programas de Mentoria: Implementar programas de mentoria onde os novos colaboradores são designados a um mentor experiente na empresa. Esse mentor pode orientar o novo colaborador, ajudando-os a se adaptarem à cultura da empresa, entenderem seus papéis e responsabilidades, e a se integrarem à equipe de forma mais eficaz.
- Plataformas de E-learning Personalizadas: Algumas empresas oferecem plataformas de e-learning personalizadas como parte do seu processo de onboarding. Isso permite que os novos colaboradores acessem treinamentos online sob demanda, que abordam desde aspectos técnicos do trabalho até aspectos culturais e de conformidade.
- Eventos de Integração: Realizar eventos de integração periódicos, como almoços ou happy hours, onde os novos colaboradores têm a oportunidade de conhecer melhor seus colegas de equipe e construir relacionamentos fora do ambiente de trabalho formal. Isso ajuda a criar um senso de pertencimento e comunidade desde o início.
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Conclusão
Mais do que simples procedimentos administrativos, o onboarding representa uma oportunidade única para criar uma experiência positiva e memorável para os novos membros da equipe, desde o primeiro contato até a sua completa integração à cultura e aos objetivos da organização.
Um onboarding bem estruturado e personalizado gera diversos benefícios, incluindo maior engajamento dos novos colaboradores, integração eficaz à cultura organizacional, aumento da produtividade desde o início e redução da rotatividade de funcionários.
Para as empresas que desejam investir no sucesso de seus colaboradores, o onboarding se torna uma ferramenta estratégica essencial. Ao dedicar tempo e recursos para a integração de novos talentos, as empresas garantem um retorno positivo a longo prazo, com equipes mais engajadas, produtivas e comprometidas com o crescimento da organização.
